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Sistemas de Gestión de Instituciones Públicas
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Se hace a continuación un breve resumen de cada uno de ellos. Cabe notar que todos los sistemas descriptos son Web, o sea que funcionan en un navegador estándar, como ser Internet Explorer, Chrome, Mozila-Firefox.

 

Sistema de Gestión de Documentación

Sistema que administra la documentación que circula dentro del organismo, tanto en lo que respecta a su gestión como en los movimientos de la misma entre los diferentes destinos/oficinas/dependencias del organismo. Administra dos tipos de documentación:

·              Documentación Formal: Expedientes + Alcances + Anexos

·              Documentación No Formal: memos + notas + correspondencia + formularios

Este sistema asegura la trazabilidad y seguimiento de la documentación dentro de la Organización a través de un sistema de seguridad de usuarios y de acciones posibles.

El sistema también incluye un Workflow que permite generar y gestionar Actos Administrativos, que se aplicarán a los Documentos y permitirán realizar tareas sobre los mismos en todas las áreas de la Organización. Estas tareas pueden ser configuradas para que tengan distintos Estados de acuerdo a las Acciones que se van haciendo sobre las mismas.

 

Sistema de Gestión de Servicios y Beneficios

Sistema que administra una gran diversidad de servicios y beneficios que el organismo brinda al ciudadano y gestiona todos sus ciclos de vida. Es un sistema totalmente parametrizable, basado en un Workflow, que permite agregar nuevos servicios y/o beneficios a medida que el organismo los vaya creando desde sus distintas áreas.

Ejemplos de áreas que brindan servicios son:

·         Deportes

·         Cultura

·         Educación

·         3ra Edad

Ejemplos de áreas que brindan beneficios son:

·         Acción Social

Los servicios y beneficios brindados pueden ser de varios tipos y con distintas problemáticas a gestionar, desde Cursos, Talleres, Clases de deportes, hasta diversos Beneficios que brinda el organismo al ciudadano, como medicamentos, materiales de construcción, subsidios. Algunos serán arancelados, en otros se controlará asistencia, otros tendrán requisitos formales para su asignación, etc. Es por esta gran diversidad de problemáticas que el sistema debe ser lo suficientemente flexible y parametrizable para que se puedan configurar los servicios y beneficios de forma que se adapten exactamente a cada caso particular.

El sistema también incluye una interfaz para Inscripciones On-Line para que los Ciudadanos puedan inscribirse por Internet a los Cursos / Talleres / Deportes o cualquier actividad que desee realizarse.

 

Sistema de Declaraciones Juradas On-Line

Sistema que gestiona la puesta en línea de Declaraciones Juradas que los ciudadanos deben hacer  para el organismo, define sus alcances y vencimientos y administra la gestión de contralor interna. Consta de dos módulos:

·              Frontend de Declaración Jurada On-Line: es una interfaz amigable especialmente desarrollada para acceso externo vía internet, donde los contribuyentes se registran, cargan y administras sus Declaraciones juradas (monto, personal, superficie, tasa vial, ambiental, residuos, etc.). También en algunos casos disparan la generación de su liquidación e imprimen su recibo.

·              BackOffice de Administración: para que los responsables del organismo definan y gestionen las DDJJ que deben ingresar los ciudadanos por el Frontend.

Para todos los casos se desarrollan interfaces con los sistemas de gestión que disponga la organización.

 

Sistema de Gestión de Fiscalizaciones

Es un sistema pensado para gestionar todo el proceso de Fiscalización a los contribuyentes, entendiendo por Fiscalización el proceso que realiza la organización para estudiar fehacientemente la situación fiscal de una Cuenta o Contribuyente, a los fines de determinar si las tasas que se le aplican están siendo calculadas de forma correcta y si las bases imponibles declaradas y/o utilizadas para el cálculo son las correctas y verdaderas. Esto incluye comparaciones con otra información, cruzamiento con datos obtenidos por diversos medios y/o por procesos de inspección. Por lo tanto este sistema gestiona todos los mecanismos de procedimiento que el municipio pone en marcha al momento de decidir hacer una Fiscalización.

Este sistema también se encarga de registrar información para control de gestión y de productividad del personal de fiscalización afectado y entrega reportes específicos.

Incluye módulos para:

·         Gestión de Requerimientos.

·         Gestión de Notificaciones.

·         Gestión de Fiscalizadores.

·         Procesos de selección de cuentas a fiscalizar.

·         Proceso de Asignación de fiscalizador responsable.

·         Aplicación de nuevos valores imponibles.

·         Cálculos retroactivos de deuda.

·         Generación de Resoluciones

Tiene dos interfaces:

·         Frontend para el contribuyente: a través de la cual será notificado y podrá cargar información adicional solicitada y levantar informes escaneados.

·         Backend para la administración: donde se gestionarán todos los procesos antes descriptos.

 

 

Sistema de Factura Electrónica

Conjunto de aplicativos web y para dispositivos móviles (teléfonos celulares y tabletas) donde el contribuyente puede, previa registración, obtener su Factura Electrónica de servicios municipales y consultar la cuenta corriente de las cuentas adheridas. Para ello existe:

1)      Sitio web de adhesion al servicio y consulta de cuenta corriente.

2)      App para Dispositivos Móviles para adhesión al servicio y consulta de cuenta corriente.

3)      Back-end de administración de cuentas: aplicación web destinada a los empleados administradores de la organización, para la gestión de adhesiones.

4)      Envíos de mails masivos:  

·         Emisión de nuevas facturas, con la factura adjunta lista para imprimir.

·         Avisos de vencimiento.

·         Avisos de deuda.

5)      Integración con los procesos de emisión de las tasas adheridas

6)      Envíos de SMS (ídem 4)

 

Sistema de Gestión de Incidentes

Sistema que administra la gestión de Incidentes que se producen en las distintas áreas del organismo y que tienen como responsables o solucionadores a distintos empleados. El sistema administra un esquema de seguridad que permite la registración de las acciones que se realizan ante cada incidente, enviando mails a los solucionadores y a los solicitantes. También administra un workflow configurable para las acciones a tomar luego de la carga de cada problemática o tarea.

Con herramientas de reporting se consigue evaluar el rendimiento de cada área en cuanto a la resolución de problemas y tareas, pudiendo explotar este análisis a nivel de cada empleado.

 

Sistema de Gestión de Eventos y Agenda

Se trata de un Sistema de gestión pensado para utilizar en áreas donde se organicen eventos y reuniones, como por ejemplo Ceremonial y Protocolo. Estos eventos requieren, para su organización, de la planificación de una cantidad de necesidades para los mismos que llamamos “requerimientos”, como ser catering, publicidad, mobiliario, etc. A su vez estos requerimientos son solicitados a distintas áreas o proveedores, que deben cumplir con los mismos en tiempo y forma. Por otro lado hay que administrar una lista de invitados, la comunicación a los mismos y la confirmación de su presencia.

Toda esta problemática es resuelta por este sistema en forma simple y amigable, mandando mails a los distintos “actores” de esta problemática, y habilitando perfiles a para que utilicen este sistema para gestionar sus actividades.

 

Sistema de Administración de Depósito

Sistema que gestiona el circuito de los insumos que administra un depósito en un Organismo Público. Este circuito incluye:

·              Ingreso de mercadería.

·              Ubicación en posiciones del depósito.

·              Pedidos de insumos de las áreas del organismo.

·              Armado y ejecución de las Órdenes de Picking.

·              Expedición

Incluye un Frontend de carga de pedidos para todos los empleados de la organización, donde podrán cargar de forma fácil y amigable los pedidos de insumos para su área. Asimismo se definirán para cada área uno o más responsables para que autoricen los pedidos que hayan hecho sus empleados, de forma que una vez autorizados, el personal del depósito los procese y se los envíe al área correspondiente.

 

Sistema de Consultas dinámicas

Sistema que permite definir Informes y Consultas parametrizables para que utilicen los usuarios finales. Es una herramienta informática para facilitar el acceso a datos no previamente definidos, es decir, de forma genérica conectar a diversos orígenes de datos y poder interactuar con los mismos en tiempo real, dentro de un contexto de seguridad y con la posibilidad de compartir dichos datos y su configuración estructural.

Llamamos a dichas estructuras "consultas dinámicas"  (QDs) y sirven como tableros de comando sobre los datos previamente habilitados en la base de datos del organismo, con los que el usuario podrá acceder a la información.

 

Sistema de Digesto

El departamento de digesto de un organismo público está encargado de la administración y documentación de las normativas del mismo, para lo que requiere:

·         Portal de acceso público para navegar la base de datos de normativas

·         Buscador de normativas utilizando los siguientes filtros:

o   Título

o   Contenido

o   Rango de fecha de emisión

o   Tipo de norma (decreto / resolución / dictamen / …)

o   Número de norma

o   Ámbito

o   Cualquier combinación de los anteriores: